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  • 2021-01-19 15:50:34
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四步助你提高工作效率(四)——善用有效方法(完结)

仔细阅读过本系列文章的前三个步骤,你会发现贯穿整个提高工作效率的所有思路和方式,最终都会落到“价值观”层面上,这也是我想向你传达的时间管理的底层逻辑:想要提升工作效率,首先要对工作效率低下的自己有一个情形的认知和反省,保持自律,且改变现有的不良习惯,其次才轮到采用何种方法来帮助自己提升工作效率。

如果前文当中的三个步骤对工作效率低下的你起到雪中送炭的作用,那么接下来本文当中要介绍的方法就是锦上添花,但需要明白的是:如果连“锦”都没有,何来“添花”之说呢?

“添花”之一:GTD(Get Things Done)管理法

这是美国著名时间管理大师戴维·艾伦提出的一套目前来看最为行之有效且广泛使用的时间管理方法。Get Things Done,顾名思义,就是把事情做完,也就是“搞定”。

可以回想一下,在工作当中你是否会因为堆积的事项太多,想起来头皮都会发麻?在你专注的完成一项工作的时候,是否总会有人通过QQ、微信等方式提醒你明早要向领导汇报工作?周末是女(男)朋友的生日,记得要买礼物。还要记得交房租、水电、还信用卡、花呗、白条等等等等诸多繁杂的事情时刻让你焦头烂额?

首先需要明白一件事情:人的大脑是用来处理和加工信息的,记忆和存储信息不是擅长。基于这个理解,我们就不必要把所有待办事项都一股脑的塞在脑子里,只需要将待办事项从大脑里情况,让大脑去做它应该做的事情就好了。

如同我们换季的时候整理衣柜,想要将衣柜彻底清理,所做的第一步就是要把衣柜里的衣服都清理出来,当然,清理出来的衣服不能一下全都扔掉,而是要找个地方暂时存放起来——比如说一个收集箱。

GTD也是一样,从大脑里清出来的待办事项需要有一个临时存放的“收集箱”,可以是电脑里的一个文本文档、电子表格,还可以是笔记、清单类工具软件,当然,个人认为最简单的是办公桌上的一张可粘贴便签纸。

注意,清理出来的待办事项需要以清单的形式列出来,一个都不能漏,且对每一个待办事项的记录越详细越好。不论是“解决非洲难民饥荒问题”还是“明天想尝尝隔壁日料店新的推介”,只需记录就好。

接下来,准备好你的“四象限”,将已经在“收集箱”当中的事项,按照轻重缓急进一步进行整理,分别填到“四象限”当中去(再一次提到了“四象限法则”,具体使用方法我不再赘述,详情请自行翻阅前三个步骤)。

当把所有待办事项按照轻重缓急填入到四个象限之后,下面就需要对第二象限的事情进行计划安排和制定方案,制定计划的方法,建议参考《四步助你提高工作效率之三——改变不良习惯》当中的PDCA法则。

计划做完了就该执行了吗?NO!执行没问题,根据PDCA法则,在事项执行过程当中对之前所做计划要根据实际变化不断的回顾和更正,阶段性回顾和总结所计划事项的进度,以防止忘记自己的工作。

当这些步骤面面俱到的都完成之后,你就有了属于自己的一个完美的时间管理系统,然后才是放空大脑,坚决执行!

上面所提到的就是GTD时间管理法的基础步骤,当然,具体实施的时候还得根据具体情景有针对性的处理。

如果说你已经把所有的步骤都已经做完,但在执行的过程中总是不能静下心,经常会因为一些繁杂的琐事打断思路或是被不该出现的遐想占用时间,要么是一个莫名其妙的电话或者一个莫名其妙出现的人,要么是昨天追的剧中接下来的剧情或者是上一局“王者”或是“吃鸡”如何才能发挥的更完美等等

这个时候,你就需要用到下面的神器来对你进行辅助了。

“添花”之二:神器——番茄工作法

神器!没错,我把“番茄工作法”看作是辅助提高工作效率的有效神器!!

番茄工作法可以认为是比GTD更微观、更简单有效的时间管理方法,在使用番茄工作法之前需要确定自己工作、学习的“最佳时间段”。比如本人经过长时间自我认知摸索和经验积累,自知最佳的学习、工作状态在于早上和晚上。尤其是晚上,夜越深越好,基本上是晚上九点到凌晨一点之间是本人的“最佳时间段”。

根据个人的实际情况,确定好自己的最佳时间段之后,接下来你要做的是到淘宝上去买一个“番茄钟”,如果你不想花那个钱,手机APP Store上也能下载到相关的APP,比如“番茄土豆”,比如“潮汐”都是不错的番茄钟软件,如果你更习惯使用PC端,百度搜索“番茄时钟”你会发现有一大堆软件供你选择使用。

通过上面这个图你似乎已经明白番茄时钟的用法,番茄工作法的模式就是“25+5分钟”,在拿到番茄钟之后,要做的就是在你自己“最佳时间段”当中,让番茄钟帮你计时,采用“25分钟专注+5分钟休息”的循环方式,这25分钟所专注的事情来自于你的GTD事项列表。

需要注意的是,一个25分钟我们把它称作一个“番茄时间”,任何一个“番茄时间”均不可分割,不存在半个或一个半的“番茄时间”。这也是我在这个系列第一篇文章中就提到过的“专注”,在这一个“番茄时间”内,只专注一件事就好!

在这25分钟内 ,专注就一定OK吗?当你的电话、QQ、微信均还处于在线状态,你的办公室或房间门还处于随时都会别人推开的状态,这种专注一定处NO OK的状态。那么在使用“番茄工作法”之前,还是让手机、QQ、微信都离线,并在房间门外挂上“请勿打扰”,让自己处于隐身状态,订好番茄闹钟,清空脑中的杂念,静下心来,专注之前GTD列表当中的事项。

最后,如果真的在25分钟之内让自己专注于一件事情,你会发现无论是工作还是学习,效率会提升不少,但是需要注意的是,一个人的精力是有限的,一般情况下,在进行过4个番茄时间之后,为了让自己更好地持续学习和工作,需要让自己的大脑休息休息了,毕竟,凡事要有度,过犹而不及。

总结一下,《四步助你提高工作效率》的四个步骤分别是——

其实,本系列文章所提到的提高工作效率其实就是时间管理,而 时间管理的本质其实就是自我管理。

在做时间管理的时候,首先要确定自己的目标,这个目标必须是可达成的,而且这个目标的具体指向或高度是由自己的价值观来决定的。一旦确定了目标,想实现该目标又要需要一定的自律,我们可以将其理解成为自身习惯的养成。
有了好习惯还不算完,好的习惯需要用有效的方法来辅助和支撑,否则只能跟本系列文章的初衷背道而驰~

-End-